電子帳簿保存法 設計事務所ガイド — 一人の建築士事務所がやるべき対応

2024年1月から、メールやクラウドで受け取った書類のデータ保存が義務になりました。設計事務所が対応すべき「電子取引データ保存」の要件と、設計事務所特有の書類への適用を整理します。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法（電帳法）は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分から成ります。設計事務所が最優先で対応すべきは3つ目です。

1. 電子帳簿等保存（任意） — 会計ソフトや表計算ソフトで自ら作成した帳簿・書類を電子データのまま保存する制度。導入は任意。
2. スキャナ保存（任意） — 紙で受け取った領収書・契約書などをスキャンしてデータ化して保存する制度。導入は任意。200dpi以上の解像度など一定の要件あり。
3. 電子取引データ保存（義務） — メール添付・クラウドサービス等、電子的に受け取った書類をデータのまま保存することが2024年1月から義務。紙に印刷して保存することは認められない。

設計事務所がまず対応すべきこと

義務である電子取引データ保存の要件は「取引年月日・取引金額・取引先名が検索できること」です。大規模なシステムは不要で、ファイル命名規則とクラウドストレージの組み合わせで対応できます。

具体的な保存方法の例として、ファイル名に日付・金額・取引先を含める方法があります。

ファイル命名規則の例

• 20261015_山田構造設計_請求書_110000円.pdf
• 20261101_田中建設_発注書_550000円.pdf
• 20261120_株式会社ABC_領収書_32000円.pdf

※ Google Drive・Box・Dropbox等のクラウドストレージでファイル名検索ができれば、タイムスタンプは必須ではありません。保存期間は原則7年間（欠損申告等は10年）。

設計事務所特有の書類への適用

設計事務所では、通常の事業者とは異なる種類の書類が電子で流通します。主なものと対応の要否を整理します。

一人事務所に合った実務的な保存体制

専用システムを導入しなくても、クラウドストレージ＋命名規則で電帳法の要件を満たすことが可能です。一人の設計事務所が無理なく続けられる体制として、次のような構成が考えられます。

1. 受信メールの添付書類は即日ダウンロード — 後回しにすると漏れが生じる。受信した当日に保存フォルダへ移動する習慣をつける
2. フォルダ構成は年度ごと → 取引先ごと（または書類種別ごと）— 例: 2026年度 / 外注費 / 山田構造設計 /
3. ファイル名に日付・取引先・金額を含める — これで「検索要件」を満たせる（専用ソフト不要）
4. 会計ソフト（弥生・freee・Money Forward等）の証憑管理機能を使う — 仕訳と紐付けてデータを管理できる

インボイス制度との関係

インボイス制度（適格請求書等保存方式）と電子帳簿保存法は、別の法律ですが連動して理解する必要があります。

インボイス制度のもとで受け取る適格請求書（PDF等のデータ形式）は、電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」の対象になります。つまり、インボイス対応の書類もデータのまま保存しなければなりません。設計事務所側が適格請求書を発行する際の注意点については、設計事務所のインボイス制度対応ガイドをあわせてご覧ください。

よくある質問

一人の設計事務所にも電子帳簿保存法は適用されますか？

はい。個人事業主の設計事務所にも適用されます。特に2024年1月から義務化された「電子取引データ保存」は、事業規模を問わず、メールやクラウドサービス経由で受け取った書類すべてが対象です。会計ソフトで作成した帳簿の電子保存（電子帳簿等保存）や、紙書類のスキャナ保存は任意ですが、電子取引データ保存だけは義務のため最優先で対応してください。

施主やメーカーからメール・LINEで届いた変更指示書・発注書はどう保存すればよいですか？

メール・LINEで受け取ったPDF添付書類やデータは「電子取引」に該当し、データのまま保存する義務があります。保存要件は「取引年月日・取引金額・取引先名が検索できること」です。実務的には、ファイル名に日付・金額・取引先を含めてクラウドストレージに保存する方法が手軽です（例：20261015_田中建設_発注書_550000円.pdf）。プリントアウトして紙で保存する方法は2024年1月以降は認められていません。

スキャナ保存と電子取引データ保存の違いは何ですか？

スキャナ保存は、紙で受け取った書類（施主からの書面契約書など）をスキャンしてデータ化して保存する制度で、導入は任意です。一定の解像度要件（200dpi以上）やタイムスタンプ要件があります。一方、電子取引データ保存は、最初からデータ（メール添付PDF・電子請求書など）で受け取った書類をそのままデータで保存する制度で、2024年1月から義務化されています。設計事務所がまず対応すべきはこちらです。