電子帳簿保存法とは？一人建築士事務所が知っておくべき区分・対応のポイント

電子帳簿保存法（電帳法）とは、法人税法・所得税法などで保存が義務づけられた帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存する場合のルールを定めた法律です。大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分があり、なかでもメール・クラウド等でやり取りした請求書や領収書などの電子取引データは、電子のまま保存することが求められています。制度の詳細や期限は改正されることがあるため、最新の内容は国税庁など公式情報での確認が前提になります。

誰に関係する話ですか？

個人事業主・法人を問わず、帳簿や請求書などを扱う事業者が対象です。設計料の請求書をPDFでメール送付したり、資材や外注費の領収書をデータで受け取ったりする一人建築士事務所も例外ではありません。取引の多くがLINEやメールで動く働き方では、「電子取引データの保存」に自然と該当する場面が増えます。

3つの区分は何が違うのですか？

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿・決算書類を、そのまま電子保存する区分。
• スキャナ保存：紙で受け取った領収書・請求書などをスキャンして画像データで保存する区分。
• 電子取引データ保存：メール添付やクラウド、ECの購入履歴など、電子的にやり取りした取引情報をデータのまま保存する区分。

3区分のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存は事業者の任意ですが、電子取引データの保存は要件を満たした形での保存が必要とされています。ご自身の運用がどの区分に当たるかを整理することが、最初の一歩です。

実務では何に注意すればよいですか？

電子取引データの保存では、一般に「改ざん防止（真実性）」と「検索できる状態（可視性）」の2つが論点になります。真実性は、訂正・削除の記録が残る仕組みや、事務処理規程の整備などで担保する考え方です。可視性は、日付・金額・取引先といった条件でデータを探し出せることを指します。具体的な要件や特例、対象期間は改正により変わり得るため、対応を決める前に国税庁の最新資料や顧問税理士に確認してください。

一人事務所でつまずきやすいのはどこですか？

設計に集中したい建築士さんほど、事務作業は後回しになりがちです。よくある詰まりどころを挙げます。

• 請求書PDFや領収書データが、メール・LINE・パソコンのフォルダに散らばっている。
• 「あの案件の請求書、どこに保存したか」を毎回探している。
• 日付や取引先で後から検索できる形で残せていない。
• 紙とデータが混在し、確定申告の直前にまとめて整理している。

これらは「知識不足」というより、保存の置き場と流れが決まっていないことが原因である場合が少なくありません。

導入前のセルフチェックリスト

• 自分の取引で「電子取引」に当たるものを洗い出したか。
• 請求書・領収書データの保存先を一つに決めているか。
• 日付・金額・取引先で後から探せる状態か。
• 訂正・削除の扱い（規程やシステム）を決めているか。
• 顧問税理士と保存方法を共有しているか。

対応の選択肢にはどんなものがありますか？

対応の仕方は事務所の案件数や体制で変わります。代表的な選択肢は次のとおりです。

• フォルダ運用＋事務処理規程：追加コストを抑えたい場合。ただし命名ルールと運用の徹底が前提で、案件が増えると検索性の維持が負担になりやすい。
• 会計ソフトの電帳法対応機能：freee・マネーフォワード・弥生など。会計処理とまとめて管理したい事務所に向く。
• 業務ソフトで請求・保存を一体化：請求書の発行と保存の流れをまとめたい場合。日々の事務作業ごと軽くしたいときの選択肢。

どれが適するかは、年間案件数・すでに使っている会計ソフト・事務にかけられる時間で判断するのが現実的です。

Tategumiが向いているのはどんな場合ですか？

Tategumiは、一人（独立）で運営する建築士事務所のための業務OSです。施主・職人とのやり取りをLINEで完結（アプリ不要）させ、見積・請求・入金・写真管理を案件ごとに自動整理します。請求書まわりでは適格請求書（インボイス制度）に自動対応し、電子帳簿保存法に準拠した保存に対応。会計面では弥生インポート形式のCSVエクスポートに対応し、月次データを税理士と共有しやすくしています。

「請求書の発行から保存までを一つの流れにまとめたい」「案件単位でデータを探せるようにしたい」という一人事務所に向きます。一方で、大手・中規模の総合現場管理が必要な場合や、電帳法の技術的な準拠レベルを厳密に確認したい場合は、公式情報や顧問税理士への確認を優先してください。制度対応の詳細は変わり得るため、最新の対応状況はあわせてご確認ください。

FAQ

電帳法は個人事業主の建築士にも関係しますか？

はい。帳簿や請求書・領収書を扱う事業者が対象で、データでやり取りする取引がある一人事務所も該当し得ます。

紙の請求書は今後すべてデータ化が必要ですか？

紙で受け取った書類のスキャナ保存は任意です。一方、電子でやり取りした取引データは電子のまま保存する扱いが基本です。詳細は最新の公式情報でご確認ください。

会計ソフトがあれば電帳法対応は十分ですか？

会計ソフトの対応機能は有効な手段ですが、対象範囲や運用は製品ごとに異なります。ご自身の取引全体をカバーできるか確認が必要です。

Tategumiだけで確定申告まで完了しますか？

いいえ。Tategumiは月次CSV出力で確定申告の準備を効率化する位置づけです。申告そのものは会計ソフトや税理士と連携して進めます。

制度の期限や特例はどこで確認できますか？

国税庁の公式資料や顧問税理士が確実です。改正されることがあるため、対応を決める前の確認をおすすめします。

まとめ

電子帳簿保存法は、帳簿・書類を電子保存する際のルールで、電子取引データの保存が実務上の要点です。一人事務所では「保存先を一つに決め、後から探せる形で残す」ことが対応の土台になります。請求から保存までの流れを整理したい建築士さんは、Tategumiの無料お試し（60日間・初期費用¥0）や30分のオンライン相談、実務ガイドで、どこまで効率化できるかをご確認いただけます。