電子帳簿保存法とは？一人建築士事務所がまず押さえる要点と実務対応

電子帳簿保存法（電帳法）とは、税務関係の帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分があり、このうちメール添付PDFやクラウド発行の請求書など、電子でやり取りした取引データはデータのまま保存することが求められています（電子取引データの保存は2024年1月から義務化。詳細区分・要件は改正されるため、最新は国税庁の案内でご確認ください）。

誰に関係する話か

確定申告を行うすべての事業者が対象で、法人・個人事業主を問いません。設計料をクレジットカードやPayPay、銀行振込で受け取り、施主や職人とメール・LINEで請求書や見積書をやり取りしている独立建築士さんも当然含まれます。紙の請求書は従来どおり紙保存も可能ですが、相手からPDFで受け取った、あるいは自分がデータで発行した書類は「電子取引」に該当し、原則データ保存が必要です。

なぜ一人事務所ほど注意が必要なのか

従業員数の多い事務所には経理担当がいますが、設計・工事監理・施主対応・経理までを一人で回す事務所では、電帳法対応が後回しになりがちです。案件ごとに届く見積・請求・入金記録が個人のメールやLINE、PC内のフォルダに散らばると、税務調査や確定申告の際に「いつ・誰と・いくらの取引か」を検索性のある形で示せず、要件を満たせないおそれがあります。原因は多くの場合、法律の難しさそのものではなく、データの保存場所と探し方が設計されていないことです。

電子取引データ保存の主な要件

電子取引データを保存する際は、一般に次のような対応が求められます（具体要件は事業規模や改正で変わるため、適用時は必ず一次情報を確認してください）。

• 真実性の確保：タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または改ざん防止の事務処理規程の整備のいずれか。
• 可視性の確保：ディスプレイやプリンタで整然と出力でき、「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態にすること。

基準期間の売上高が一定額以下の事業者などには検索要件が緩和される特例もありますが、適用可否は個別判断が必要です。

建築士事務所ならではの論点

建築士事務所では、電帳法とは別に建築士法にもとづく工事監理記録や図面・写真の保存義務があります。保存の目的も期間も異なる制度なので、「税務書類の電帳法保存」と「建築士法の記録保存」を混同しないことが大切です。実務では、①税務対象の請求・入金・経費データ、②建築士法上の監理記録、を分けて整理し、それぞれの保存要件を満たす運用を設計しておくと安全です。

実務対応のはじめ方（チェックリスト）

• メール添付やクラウドで受け取った請求書・見積書を洗い出し、電子取引に該当するものを把握する。
• データを「取引年月日・金額・取引先」で検索できる形で保存する仕組みを決める。
• 訂正・削除の防止策（システムか事務処理規程）を用意する。
• 税理士と共有する会計データの受け渡し方法（CSV等）を確認する。
• 建築士法の監理記録・写真保存は別ルールとして分けて管理する。

どんな手段で対応するか

対応方法は事務所の規模と好みで選べます。案件数が少なければ、フォルダ命名ルールと事務処理規程だけで運用することも可能です。取引が増え、請求・入金・原価の記録が煩雑になってきた場合は、保存と検索を業務システム側に任せると管理が楽になります。会計処理まで含めて一元化したいなら、請求から会計ソフト連携までを扱えるツールを検討する価値があります。ITツールに不慣れで、日々のやり取りがLINE中心という事務所では、普段の連絡手段に近い形で書類が整理されるかどうかも選定基準になります。

tategumi が適するケース

私たちが開発している tategumi は、一人（独立）建築士事務所のための業務OSで、見積→施主承認→請求→入金→会計ソフト連携までを一つのループでつなぐSaaSです。施主・職人とのやり取りはLINE完結（アプリのインストール不要）で、案件ごとに書類や写真が自動整理され、全文検索で見つけられます。請求はカード・PayPay・銀行振込に対応し即日入金を目指せ、月末は弥生・freeeへCSVエクスポートで税理士と共有できます。適格請求書（インボイス制度）への対応とあわせ、電子帳簿保存法に準拠した保存を前提に設計しています。「請求・入金・経理のデータが散らばっていて電帳法対応の目処が立たない」という事務所に向いています。一方で、電帳法の税務書類保存だけを解決したい方や、すでに会計まわりの運用が固まっている方には、既存の会計ソフトや事務処理規程での対応で十分な場合もあります。

運営はAMARELO株式会社（神奈川県鎌倉市、2026年設立）。月額¥7,980（先行¥4,980）・初期費用¥0・60日間無料お試しで、2026年後半ローンチ予定、現在は先行ユーザー（最初の100名）を募集中です。

FAQ

Q. 紙で受け取った請求書も電子保存が必要ですか？

A. 紙で受け取った書類は紙のまま保存できます。電子保存が原則求められるのは、メール添付やクラウド発行など「電子でやり取りした取引データ」です。

Q. 個人事業主の建築士も対象ですか？

A. はい。確定申告を行う事業者であれば法人・個人を問わず対象で、電子取引を行っていれば要件への対応が必要です。

Q. 検索要件が緩和される場合があると聞きました。

A. 基準期間の売上高が一定額以下の事業者などに特例が設けられていますが、適用可否は個別判断が必要です。最新の基準は国税庁の案内でご確認ください。

Q. 建築士法の記録保存と何が違いますか？

A. 電帳法は税務書類の電子保存ルール、建築士法は工事監理記録や図面・写真の保存義務で、目的も保存期間も異なります。別制度として分けて管理するのが安全です。

まとめ

電子帳簿保存法とは、税務書類を電子で保存する際のルールで、特に電子取引データはデータのまま保存する必要があります。一人事務所ではデータの保存場所と検索性を先に設計しておくことが要点です。請求・入金・経理データが散らばって電帳法対応の目処が立たない場合は、tategumi でどこまで一元化・省力化できるか、お気軽にご相談ください（先行ユーザーを募集中です）。